3. Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?
4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
5. Welke verwerkingen doen wij?
b. Het register der verwerkingen
(1)Beheer klanten en leveranciers
6. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
b. Inzagerecht (GDPR artikel 15)
c. Rectificatierecht (GDPR artikel 16)
d. Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) (GDPR artikel 17)
e. Recht op beperking van de verwerking (GDPR artikel 18)
f. Recht op overdraagbaarheid (GDPR artikel 20)
g. Recht van bezwaar en overige rechten (GDPR artikel 21-22)
9. Beveiliging van uw persoonsgegevens
10. Wijzigen van het privacy en cookiebeleid
- Responsup hecht veel belang aan uw privacy en wenst (uw) persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. Wij behandelen uw gegevens geheel in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Responsup persoonsgegevens over u verwerkt. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Responsup verwerkt. Het kan gaan om persoonsgegevens van u als klant, leverancier, bezoeker op onze websites, sollicitant, enz.
- Dit document beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.
- Met dit privacy- en cookiebeleid willen we u duidelijkheid geven over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens. Hebt u vragen over dit document, of de verwerking van gegevens (verzoek om inzage, wijzigen of verwijderen van gegevens) dan kunt u die stellen per e-mail via E-mail
- Meer informatie over de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en over privacy kunt u vinden op de websites van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.privacycommission.be).
- De relevante wetgeving waarnaar dit document meestal verwijst, wordt “GDPR” genoemd. Dit is de Europese regelgeving “Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens”, evenals de relevante nationale wetgevingen die deze wet verder vervolledigen.
- Tenslotte heeft u steeds het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie www.privacycommission.be/nl- Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel - +32 (0)2 274 48 00).
- Responsup is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de GDPR Wet.
- Responsup is bekend onder (KBO) nummer 0431.630.402 en is gevestigd en kantoorhoudend te Beheerstraat 50, 8500 Kortrijk en bereikbaar via het e-mailadres: E-mail
- Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Het kan gaan om de naam en contactgegevens van een persoon, een geboortedatum, de financiële gegevens (rekeningnummer, BTW nummer, …) een foto en elk ander gegeven dat gekoppeld is of kan worden aan een natuurlijk persoon, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer, polisnummer of inlogcode.
- Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke bewerking of elk geheel van bewerkingen van persoonsgegevens verstaan. Die bewerkingen zijn bijzonder gevarieerd en hebben onder meer betrekking op verzameling, bewaring, gebruik, wijziging, mededeling van deze gegevens tot en met vernietiging.
- Identificatiegegevens: we houden bijvoorbeeld in veel gevallen de naam, voornaam, bij om een correcte identificatie te kunnen doen, het adres om briefwisseling te kunnen versturen
- Contactgegevens: het gsm-nummer of e-mailadres gebruiken we om de betrokken personen te contacteren indien nodig.
- Financiële gegevens: zoals uw bankrekeningnummer (ten behoeve van de betaling), BTW nummer. Indien u een lening wenst af te sluiten wordt ook een kopie van uw eID genomen en een recente versie van uw loonfiche.
- Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de betekenis van GDPR artikel 9 en 10 bijgehouden
- Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die wij uitvoeren.
- In omvang zijn de belangrijkste verwerkingen van bedrijfsgegevens de verwerkingen van klanten-, leveranciers- en personeelsgegevens. Voor de personeelsleden wordt een informatiefiche omtrent de verwerkingen ter beschikking gesteld van de betrokkenen.
- Uw gegevens worden met derden gedeeld maar enkel om aan boekhoudkundige en administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.
- Responsup doet niet aan profilering en doet ook geen geautomatiseerde besluitvorming in de betekenis van GDPR artikel 22
b. Het register der verwerkingen
- De verwerkingen van Responsup zijn, zoals voorgeschreven door de GDPR, geïnventariseerd in een “Register van verwerkingsactiviteiten”.
- De velden van het register zijn opgesteld conform de bepalingen van art. 30 van de GDPR.
- Het volledige register is raadpleegbaar door de zaakvoerder van Responsup.
(1) Beheer klanten en leveranciers
- Afname/levering van producten: hierbij worden de persoonsgegevens verwerkt die u zelf aan ons hebt verstrekt zijnde identificatie en contactgegevens: zoals naam, adres en woonplaats (ten behoeve van de levering)
- In bepaalde gevallen en dit op vraag van de klant gebeurt de levering soms via een externe leverancier
- Financiële gegevens zoals uw bankrekeningnummer (ten behoeve van de betaling), en de kennis dat u van dat specifieke product/dienst gebruik hebt gemaakt (en daar dus kennelijk uw belangstelling naar uitgaat);
(2) Overmaken persoonsgegeven aan handling firma’s
- Sommige van onze klanten geven hun klantgegevens aan ons door voor het versturen van brochures
- Hiervoor sturen wij de adressen van hun klanten door naar handling firma’s die de folders verpakken en de adressen opdrukken
- Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van een erkend boekhoudkantoor.
- Het boekhoudkantoor heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofd gebruik.
- Het boekhoudkantoor is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Zij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.
- Voor het ingeven en verwerken van de gepresteerde uren, maw het beheer van de loonadministratie, wordt er gewerkt met een erkend sociaal secretariaat zijnde, Securex
- Responsup stuurt periodiek mailings naar zijn klanten
- Hierbij worden de adressen van de klanten geleverd aan een extern IT-bedrijf, die op zijn beurt de mailings uitvoert
- Dit IT bedrijf is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Zij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.
- U kan zich steeds uitschrijven voor de mailing door een mail te sturen naar E-mail
- Op onze website zijn componenten van Google analytics geïntegreerd. Dit is een dienst voor web analytics. Web analytics is de verzameling en analyse van data over het gedrag van bezoekers van websites. Web analytics omvat de verwerking van onder meer deze gegevens: de website vanwaar men op deze website is beland (referrer), bezochte sub pagina’s, frequentie en duurtijd van de web toegang. Web analytics wordt gebruikt voor de optimizatie van een website.
- Bij bezoek van een EU website, wordt het IP adres geanonimiseerd. Google gebruikt deze data onder meer voor rapporten omtrent het gebruik van de website.
- Het bedrijf achter de Google analytics component is Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA. Google, Inc is onderdeel van Alphabet Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA.
- Google analytics plaatst ook een cookie met het oog op online adverteren en afhandelen van de verschuldigde commissies, en verzamelt gegevens zoals persoonsgegevens, IP adres (niet geanonimiseerd), tijdstip en frequentie van toegang. De persoonsgegevens worden gestockeerd en verwerkt in de USA. Alphabet, Inc. heeft de mogelijkheid om de verzamelde gegevens verder door te geven aan derde partijen.
- De betrokkene kan verzameling van sommige van deze gegevens vermijden via zijn browser cookie instellingen. Betrokkene kan ook gebruik maken van de browser add-on die men kan vinden op https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Deze add-on vertelt aan Google om geen informatie door te sturen naar Google Analytics.
- Meer informatie kan men vinden op https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/, http://www.google.com/analytics/terms/us.html en https://www.google.com/analytics/.
- Responsup bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doelen waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist
- Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren
- Op grond van de geldende nationale en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.
- U kan beroep doen op deze rechten door een mail te sturen naar onze contact persoon voor privacy zaken E-mail
- U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.
b. Inzagerecht (GDPR artikel 15)
- U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken.
- U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.
c. Rectificatierecht (GDPR artikel 16)
- U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen.
- U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.
d. Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) (GDPR artikel 17)
- U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten wissen.
- U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn gewist.
e. Recht op beperking van de verwerking (GDPR artikel 18)
- U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken.
- U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.
f. Recht op overdraagbaarheid (GDPR artikel 20)
- U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren.
- U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt.
- Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.
g. Recht van bezwaar en overige rechten (GDPR artikel 21-22)
- U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Responsup.
- Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.
- U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacy zaken.
- Cookies zijn eenvoudige kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op de harde schijf of in het geheugen van uw computer/mobiel/tablet. Cookies kunnen uw computer of de bestanden die daar op staan niet beschadigen. Zowel wij als adverteerders en tussenpartijen kunnen gebruik maken van cookies op onze websites. Hier onder volgt een overzicht van de cookies die wij zelf kunnen gebruiken.
- Aan de hand van cookies kunt u op onze websites worden herkend als u deze opnieuw bezoekt. Wij gebruiken cookies bijvoorbeeld voor statistische doeleinden. Onder meer om te kunnen zien hoe vaak een website wordt bezocht, via welke website(s) bezoekers op onze website(s) terecht zijn gekomen en welke pagina’s op een website worden bezocht.
- Als u via uw browserinstellingen cookies hebt uitgeschakeld, bestaat de kans dat bepaalde functies niet werken of dat u van bepaalde diensten geen gebruik kunt maken. In ieder geval zult u dan op elke pagina de cookie informatiebalk te zien krijgen aangezien onze websites dan niet (in een cookie) kunnen opslaan dat u de website al eerder hebt bezocht en mogelijk zelfs al een keuze hebt gemaakt tussen wel/niet accepteren van cookies.
b. Welke cookies plaatsen wij?
- Account gerelateerde cookies: voor het beheer van het registratieproces
- Login gerelateerde cookies: om te onthouden dat je reeds ingelogd bent
- Email newsletters gerelateerde cookies: om te onthouden dat je geabonneerd bent op bepaalde newsletters
- Survey gerelateerde cookies: om questionnaires en surveys te beheren
- Formulier gerelateerde cookies: om bepaalde informatie te onthouden
- Site voorkeur gerelateerde cookies: om jouw voorkeuren te bewaren
c. U kan zelf uw cookies beheren
- U kunt te allen tijde zelf beslissen of u cookies wilt accepteren of weigeren. Bij uw eerste bezoek aan onze website(s) zult u daartoe uitgebreid over het gebruik van cookies worden geïnformeerd, waarbij u de mogelijkheid krijgt deze te accepteren of (deels) te weigeren. Die keuze kunt u later op elk gewenst moment weer aanpassen.
- U kan uw cookies ook wissen. U kan alle cookies weigeren, of enkel third-party cookies weigeren. Zie uw browser handleiding:
- Responsup neemt de bescherming van persoonsgegevens uiterst serieus en neemt passende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
- Mocht u toch de indruk hebben dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of als u meer informatie wenst over de beveiliging van uw persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen met Responsup via E-mail
- Dit privacy- en cookiebeleid kan worden gewijzigd. Bekijk deze pagina daarom regelmatig om te zien of er veranderingen zijn doorgevoerd. Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen zullen we voor een meer opvallende kennisgeving zorgdragen, bijvoorbeeld via onze websites of per e-mail.
- Dit privacy- en cookiebeleid is laatst gewijzigd op 09/05/2019.
